كيف يُكتب خطاب تعريفي يُقرأ فعلًا؟

خطابكم التعريفي يصل إلى أكثر من قارئ، وكل قارئ يبحث عن شيء مختلف.

• قسم الموارد البشرية يقرأ خطابكم بحثًا عن الأساسيات. يتحقق قسم الموارد البشرية من الحد الأدنى نفسه لدى كل متقدم: المؤهل، والحد الأدنى من سنوات الخبرة، وحق العمل. يمكنكم إظهار هذه الأمور في خطابكم بسهولة، بدل أن يكون البحث عنها لغزًا.
• مدير التوظيف يقرأ خطابكم ليرى كيف ستؤدون العمل بالفعل. مدير التوظيف هو المسؤول المباشر عن الدور نفسه. حين يقرأ خطابكم، يبحث عن إجابة: هل سبق لكم أن أنجزتم هذا النوع من العمل؟ وهل فهمتم المشكلة الحقيقية وراء المسمى الوظيفي؟ ولماذا اخترتم هذه المنظمة تحديدًا دون غيرها؟ لهذا الغرض يُكتب الخطاب التعريفي.

الخطاب التعريفي هو الجسر بين الإعلان وسيرتكم الذاتية.

يمكنكم قراءة الإعلان كقائمة من المتطلبات، والبحث لكل شرط عمّا تُظهره سيرتكم الذاتية بالفعل. الخطاب التعريفي هو الذي يربط بين الاثنين بجمل واضحة، وهو أيضًا المكان الذي تعالجون فيه المتطلبات التي لا تظهر في سيرتكم الذاتية.

مثال تطبيقي

المثال الوارد ليس حقيقيًا، بل صُمم ليعلّمكم الطريقة، لا ليمنحكم جملًا جاهزة للنسخ. فالخطاب الذي يبدو وكأنه قالب مكرر أقل قيمة من خطاب قصير مكتوب بأسلوبكم الخاص.

مسؤول المتابعة والتقييم – كسلا

• ما يطلبه الإعلان على الأقل ثلاث سنوات في المتابعة والتقييم

  ما تُظهره سيرتكم الذاتية مساعد متابعة وتقييم، من 2021 إلى 2024 – مدرج تحت قسم الخبرة

  ما يقوله خطابكم يمكنكم ذكر السنوات الثلاث وقول ما الذي قِسْتموه، لا أنكم قمتم بالقياس فقط. جملة واحدة تكفي.

• ما يطلبه الإعلان خبرة في إعداد تقارير المانحين

  ما تُظهره سيرتكم الذاتية التقارير الفصلية، 2023 – مدرجة تحت قسم الخبرة

  ما يقوله خطابكم يمكنكم ذكر إلى من كانت التقارير موجَّهة وما الذي كان عليها أن تثبته. هذا هو الجزء الذي لا يراه مدير التوظيف في سيرتكم الذاتية.

• ما يطلبه الإعلان العمل باللغتين العربية والإنجليزية

  ما تُظهره سيرتكم الذاتية مدرجتان تحت قسم اللغات: العربية والإنجليزية

  ما يقوله خطابكم لا تكرّروه. سيرتكم الذاتية تذكره بالفعل، وتكرار متطلب مستوفى يستهلك سطرًا تحتاجونه في مكان آخر.

• ما يطلبه الإعلان رخصة قيادة

  ما تُظهره سيرتكم الذاتية غير مدرجة في السيرة الذاتية

  ما يقوله خطابكم هذا هو الشرط المهم هنا. إن كانت لديكم رخصة قيادة، أضيفوها إلى سيرتكم الذاتية واذكروها. وإن لم تكن لديكم، فاذكروا باختصار ما تعتمدون عليه بدلًا منها، دون اعتذار.

ما يطلبه الإعلان بالاسم

بعض ما يطلبه الإعلان مجرد تحقّق بسيط: هل ورد أم لم يرد. مكان هذه العناصر هو السطر الأول والسطر الأخير من الخطاب، لا وسطه.

• المسمى الوظيفي ورقم المرجع يُذكران في السطر الأول من الخطاب وفي عنوان الرسالة. فالمنظمة التي تعلن عن ست وظائف في وقت واحد تفرز الطلبات بحسب رقم المرجع قبل أن تقرأ أي شيء.
• أين تقيمون، وأين مقر الوظيفة يمكنكم ذكر المدينة التي تقيمون فيها الآن، وما إذا كان بإمكانكم العمل في الموقع الذي حدده الإعلان. وإن كان الانتقال إليه ممكنًا بالنسبة لكم، فمن الأفضل قول ذلك صراحةً بدل تركه معلّقًا.
• موعد الالتحاق بالعمل حدّدوا تاريخًا أو مدة الإشعار لدى جهة عملكم الحالية. عبارة «متاحون للعمل فورًا» أو «إشعار مدته شهر» كلتاهما إجابة، أما الصمت فليس إجابة.
• اللغة التي يطلبها الإعلان إذا طلب الإعلان الخطاب والسيرة الذاتية بالإنجليزية، فأرسِلوهما بالإنجليزية، حتى لو كانت المقابلة ستُجرى بالعربية. وإذا لم يحدد الإعلان لغةً، فاتبعوا لغة الإعلان نفسه.
• المرفقات التي يذكرها الإعلان أرسِلوا ما ورد في القائمة تحديدًا، وضعوا اسمكم واسم الوظيفة في اسم كل ملف، مثل: «آمنة يوسف - السيرة الذاتية.pdf». وبعض الإعلانات تطلب أيضًا استمارة أو بيانات معرّفين أو صور شهادات، والطلب الذي ينقصه أحدها يُنحّى جانبًا قبل أن يقرأه أحد.
• صفحة واحدة ثلاث أو أربع فقرات قصيرة. وإذا زاد الخطاب عن ذلك، فالجزء الذي يُحذف عادةً هو الذي يكرر السيرة الذاتية.

ما يبحث عنه مديرو التوظيف

• الأدلة العملية أقوى من الصفات. جملة مثل «درّبتُ أربعين باحثًا ميدانيًا قبل المسح الأساسي» تقول أكثر من «أنا شخص عالي الحافز».
• أنكم قرأتم الإعلان. والإجابة عن المعايير بالترتيب الذي وردت به في الإعلان هي أرخص طريقة لإظهار ذلك: إن بدأ الإعلان بـ«خبرة في إعداد التقارير»، فابدأوا بتجربتكم في إعداد التقارير الفصلية للمانحين.
• أنكم تفهمون العمل نفسه، لا المسمى الوظيفي وحده. جملة واحدة عن المشكلة التي وُجد الدور لحلها تكفي.
• لماذا هذه المنظمة بالذات. فالخطاب الذي يصلح لأي إعلان يبدو وكأنه أُرسل إليها جميعًا.

تجنّبوا

• خطاب واحد يُرسل إلى كل منظمة هو السبب الأكثر شيوعًا لتجاهل الخطاب.
• أكثر من صفحة واحدة يجعل الخطاب مرهقًا للقراءة، خاصة أن مدير التوظيف يراجع عددًا كبيرًا منها.
• تكرار السيرة الذاتية في شكل فقرات يجعل الخطاب بلا قيمة إضافية. يجب أن يضيف الخطاب ما لا تستطيع السيرة الذاتية إظهاره.
• ترك ما طلبه الإعلان صراحةً، مثل المسمى الوظيفي، رقم المرجع، أو مدى التوفر، يؤدي مباشرةً إلى تجاهل الخطاب.