Help for applicants
A cover letter, worked through
Everything below is a sample. The employer, the post, the reference number and the applicant are all invented.
The role and the person below are invented, so that the example teaches the method rather than handing you sentences to copy. A letter that is obviously a template is worse than a short letter in your own words.
The two examples are different adverts and different applicants, not one letter translated. Read the one whose language your advert asks for.
The example in English
The advert
Wadi Noor Relief (sample employer, not a real organisation)
Monitoring and Evaluation Officer, Kassala
Purpose of the post
The post holder tracks whether the food security programme in Kassala reaches the households it was designed for, and produces the evidence the donor needs at each reporting round.
Essential criteria
- At least three years in monitoring and evaluation
- Experience with donor reporting
- Working Arabic and English
- A valid driving licence and willingness to travel to field sites
How to apply
Send a cover letter and an updated CV in English, quoting the reference above in the subject line. Applications without a cover letter will not be considered.
Read it as four questions. The advert has given you the order to answer in and the words to use. It has also given you the one thing that gets checked before anything else: the reference number.
The letter that gets skipped
Dear Sir/Madam,
I am writing to apply for the vacancy advertised by your esteemed organisation. I am a highly motivated and hardworking professional with excellent communication skills and the ability to work under pressure, both individually and as part of a team.
I hold a bachelor’s degree and have several years of experience in the humanitarian field, where I have gained wide knowledge of monitoring, reporting, data collection and community engagement. I am proficient in Microsoft Office and have strong analytical skills.
I believe my qualifications make me an ideal candidate for this position and that I would be a valuable addition to your team. I am confident I can contribute effectively to the achievement of your organisation’s goals and objectives.
Please find attached my CV for your kind consideration. I look forward to hearing from you at your earliest convenience.
Yours faithfully, Amna Yousif
What happened to it
- No post title and no reference. “The vacancy advertised by your esteemed organisation” could be any of the six posts that organisation has open this week. Whoever opens the inbox sorts by reference first, and a letter that cannot be sorted goes to the bottom of the pile.
- Adjectives where the evidence should be. Highly motivated, hardworking, excellent, strong. None of them can be checked, and every applicant claims them.
- “Several years” against an advert that says three. The reader now has to open the CV to answer a question the letter was supposed to settle.
- Not one of the four criteria is answered by name. The driving licence is never mentioned, so the reader records it as not held.
- No location and no start date. Both are needed to move the application forward, and neither is here.
- Nothing in it is about this programme. The letter would fit any advert, which is what the reader concludes about where else it has been sent.
The letter that gets read
Dear Kassala recruitment team,
I am applying for the Monitoring and Evaluation Officer post in Kassala, reference SD-KSL-2026-014, which I saw on Shortlist.
I have three years in monitoring and evaluation, as M&E Assistant on a food security programme in Gedaref from 2021 to 2024. What I measured there was distribution reach: how many of the households on the list received a ration, and which households we missed twice in a row. The second number is the one that changed how we targeted.
I wrote the quarterly reports that went to the donor through 2023. They had to prove that the beneficiary count in the database matched the signatures collected in the field, and the verification annex I built to close that gap is the piece of work I would bring here first.
On the driving licence: I do not hold one. I have travelled to field sites across Gedaref and Kassala for four years, on programme transport and with partner teams, and I start lessons in September. If the post cannot wait for that, I would rather you knew now.
I am in Kassala and can start on 15 September. My phone number and email are on my CV, attached with this letter.
Yours sincerely, Amna Yousif
Why it works
- The first line carries what the inbox sorts by. Post, reference, and where she saw it, in one sentence.
- Criterion one is answered with what she measured, not with the fact that she measured. The sentence about the households missed twice is the sentence a CV cannot carry.
- Criterion two names the reader of the reports and what they had to prove. “Experience with donor reporting” is on the CV. What that experience was is not.
- Criterion three is left out on purpose. The letter is in English because the advert asked for English, and the CV lists both languages. A requirement already met does not need a line.
- The gap is handled in four sentences and no apology. What she does not have, what she has done instead, what she is doing about it, and an offer to let the employer decide.
- Location and start date sit in the closing line, where the person processing the application is looking for them.
- Five short paragraphs, one page. Nothing is copied from the CV except the years, which are the claim being made.
The second letter was written with the advert open beside it. That is what separates the two, and it matters more than how well either one is written.
The example in Arabic
The advert
منظمة وادي نور للإغاثة (جهة عمل في المثال، وليست منظمة حقيقية)
مساعد/ة برامج الأمن الغذائي، ولاية القضارف
الغرض من الوظيفة
متابعة تنفيذ أنشطة التوزيع في ثلاث محليات، والتأكد من أن الأسر المسجلة في الكشوفات هي التي تصلها المساعدة فعلًا.
المعايير الأساسية
- سنتان على الأقل في تنفيذ أنشطة الأمن الغذائي أو التوزيعات
- خبرة في إدارة كشوفات المستفيدين ومعالجة الشكاوى
- إجادة اللغة العربية، ومستوى عملي في الإنجليزية يكفي لكتابة التقارير الشهرية
- الإقامة في ولاية القضارف أو الاستعداد للانتقال إليها
طريقة التقديم
يُرسل خطاب تعريفي وسيرة ذاتية محدَّثة، مع كتابة الرقم المرجعي في عنوان الرسالة. لن يُنظر في الطلبات التي تصل بسيرة ذاتية فقط.
اقرأوا الإعلان بوصفه أربعة أسئلة. فهو قد أعطاكم الترتيب الذي تجيبون به، والألفاظ التي تستعملونها، والشيء الوحيد الذي سيُفحص قبل أي شيء آخر: الرقم المرجعي.
The letter that gets skipped
السادة/ إدارة الموارد البشرية المحترمين، تحية طيبة وبعد،
أتقدم إليكم بطلبي للعمل في مؤسستكم الموقرة، لما لها من سمعة طيبة وباع طويل في العمل الإنساني. وأنا شخصية طموحة ومجتهدة، أمتلك مهارات عالية في التواصل والعمل ضمن فريق وتحت الضغط.
حاصلة على درجة البكالوريوس، ولديّ خبرة جيدة في المجال الإنساني اكتسبت خلالها معرفة واسعة بالتوزيعات وإدارة البيانات وإعداد التقارير، كما أجيد استخدام الحاسوب وبرامج المايكروسوفت أوفيس.
وأعتقد أن مؤهلاتي تجعلني مرشحة مثالية لهذه الوظيفة، وأنني سأكون إضافة قيّمة لفريقكم، وأتطلع إلى فرصة خدمة أهداف مؤسستكم السامية.
مرفق طيه سيرتي الذاتية للاطلاع، شاكرةً لكم حسن تعاونكم، وفي انتظار ردكم الكريم.
وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير، منال آدم إبراهيم
What happened to it
- لا مسمى وظيفي ولا رقم مرجع. «مؤسستكم الموقرة» تصلح لأي منظمة، و«الوظيفة» تصلح لأي إعلان من الإعلانات الستة المفتوحة هذا الأسبوع. ومن يفتح البريد يفرز بالرقم المرجعي أولًا، والطلب الذي لا يمكن فرزه يبقى في آخر الكومة.
- إنشاء في موضع الدليل. «طموحة ومجتهدة» و«مهارات عالية» و«تحت الضغط» عبارات لا يمكن التحقق منها، ويكتبها كل المتقدمين تقريبًا، فلا تميّز أحدًا.
- «خبرة جيدة» أمام إعلان يطلب سنتين. صار على القارئ أن يفتح السيرة الذاتية ليجيب عن سؤال كان الخطاب هو موضع الإجابة عنه.
- لم يُذكر أي من المعايير الأربعة بالاسم. ولم يرد شيء عن الشكاوى ولا عن كشوفات المستفيدين، وهما جوهر الوظيفة.
- لا مكان إقامة ولا موعد التحاق. والمعيار الرابع كله عن الإقامة في الولاية، فبقي بلا إجابة.
- لا شيء في الخطاب يخص هذا البرنامج بالذات. والخطاب الذي يصلح لكل إعلان يقرأه القارئ على أنه أُرسل إلى كل إعلان.
The letter that gets read
إلى فريق التوظيف، تحية طيبة،
أتقدم لوظيفة مساعدة برامج الأمن الغذائي في ولاية القضارف، الرقم المرجعي GD-2026-031، وقد رأيت الإعلان على Shortlist.
عملت سنتين ونصفًا في تنفيذ التوزيعات مع فريق ميداني في محلية الفشقة، من 2023 إلى منتصف 2026. كانت مهمتي تجهيز نقطة التوزيع قبل موعدها بيومين، ومطابقة أسماء الأسر الحاضرة مع الكشف، وإغلاق اليوم بمحضر يبيّن من حضر ومن تخلّف وسبب تخلّفه.
أما كشوفات المستفيدين والشكاوى، فقد استلمت كشفًا فيه 1,240 أسرة عليه اعتراضات من لجنة المجتمع، وراجعته أسرةً أسرةً مع اللجنة على مدى ثلاثة أسابيع، فحُذف منه 63 اسمًا مكررًا وأُضيفت 41 أسرة كانت خارجه. هذه المراجعة هي أكثر ما أستطيع تقديمه لهذه الوظيفة.
وعن الإنجليزية: مستواي فيها للكتابة أقوى منه للحديث. أكتب التقرير الشهري بالإنجليزية منذ عام ونصف ويراجعه مسؤول المتابعة قبل إرساله. أذكر هذا الآن ليكون واضحًا من البداية.
أقيم في مدينة القضارف، ويمكنني الالتحاق بالعمل خلال أسبوعين. بيانات التواصل في السيرة الذاتية المرفقة مع هذا الخطاب.
وتفضلوا بقبول الاحترام، منال آدم إبراهيم
Why it works
- السطر الأول يُغني عن البحث. الوظيفة، والرقم المرجعي، ومصدر الإعلان، في جملة واحدة.
- المعيار الأول أُجيب عنه بمدة محددة وبعمل محدد. «تجهيز نقطة التوزيع» و«محضر يبيّن من تخلّف» شيء لا تحمله السيرة الذاتية، بينما تحمل هي المسمى والتواريخ.
- المعيار الثاني أُجيب عنه بواقعة وأرقام. كشف بعينه، ومدة المراجعة، وما تغيّر فيه. هذا ما يفصل «خبرة في إدارة الكشوفات» عن العمل نفسه.
- المعيار الثالث فيه شقّان، وقد عومل كل شقّ بما يناسبه. العربية مستوفاة فلم تُذكر، والإنجليزية ذُكرت بصدق: المستوى الحقيقي، والدليل على أنه يكفي للتقارير الشهرية، دون اعتذار ودون مبالغة.
- المعيار الرابع في السطر الأخير مع موعد الالتحاق، حيث يبحث عنهما من يعالج الطلب.
- الترتيب هو ترتيب الإعلان نفسه. وهذا وحده يُظهر أن الإعلان قُرئ قبل الكتابة.
- خمس فقرات قصيرة في صفحة واحدة، وليس فيها تكرار لما ورد في السيرة الذاتية.
كُتب الخطاب الثاني والإعلان مفتوح أمام كاتبته. هذا هو الفرق بينهما، وهو أهم من جودة الصياغة في أيٍّ منهما.
We show you what a hiring manager sees and why. We do not write your letter, and no automated system writes it for you.