دليل مدير المنظمة

مرحبًا بك. بصفتك مدير منظمتك، فأنت فوق العمل اليومي للتوظيف: تُعِدّ الأشخاص الذين يستخدمون Shortlist، وتُبقي الاشتراك الذي يفتح شبكة السير الذاتية المشتركة ساريًا، وتقرر ما إذا كان الذكاء الاصطناعي مُفعّلًا، وتحمل ضوابط الخصوصية التي ستسألك عنها أي جهة مانحة. يمكنك أيضًا القيام بكل ما يقوم به مدير الموارد البشرية، يغطي هذا الدليل العمل على مستوى الحساب وهو عمل يخصّك وحدك، ويحيلك إلى دليل مدير الموارد البشرية لمسارات التوظيف التي تتشاركانها.

يجدر توضيح طبيعة دورك منذ البداية: لا يُظهر Shortlist لكل شخص إلا الإجراءات التي يسمح بها دوره، والضوابط القليلة في هذا الدليل هي تلك التي لا يصل إليها إلا مدير المنظمة. كل ما هنا مقصور على منظمتك أنت: لا يمكنك أبدًا رؤية بيانات منظمة أخرى أو التعامل معها، ولا يحمل أي استعلام في المنتج خيارًا لاختيار المنظمة.

قواعد قليلة تسري في كل مكان

تنطبق عليك القواعد الأساسية نفسها الواردة في دليل مدير الموارد البشرية، وهناك قاعدتان تهمّان بوجه خاص في واجهات الإدارة:

• الواجهة ثنائية اللغة (الإنجليزية / العربية) وتدعم الاتجاه من اليمين إلى اليسار، وتُعرض التواريخ بصيغة YYYY-MM-DD.
• الإجراءات المؤثّرة مُوثّقة في سجل التدقيق، لا تُحذف بصمت. كل ما يرد في هذا الدليل، إنشاء مستخدم، تسجيل دفعة، تبديل مفتاح الذكاء الاصطناعي، منح وصول الدعم، يترك أثرًا في سجل التدقيق الخاص بمنظمتك.
• لا مشاركة بيانات بين المنظمات دون قرار صريح. الموافقة على الذكاء الاصطناعي ووصول الدعم مبنيان بحيث لا يخرج أي شيء يخص منظمتك إلا بقرار صريح وموثّق منك أنت. أما الشبكة المشتركة فتعمل في الاتجاه المعاكس وهي أقوى بذلك: لا تستطيع أنت إدراج أي مرشّح فيها إطلاقًا، ولا يفعل ذلك إلا المرشّح نفسه من حسابه الخاص وببريد إلكتروني وثّقناه. هذا الوعد هو جوهر المنتج؛ وهذه الضوابط هي الطريقة التي تحافظ بها عليه. واقرأ الحدّ بصراحة أيضًا: توثيق البريد يثبت التحكّم في صندوق البريد لا الهوية، فتعامل مع الملف في الشبكة على أنه بيانات يقرّها صاحبها عن نفسه. ويستطيع أي شخص طلب إزالة أي ملف، ويُوقَف ظهور الملف فور وصول الطلب.

ضوابط الإدارة الخاصة بك موجودة تحت الإعدادات في الشريط الجانبي. لنستعرضها بالترتيب الذي ستحتاجه أول مرة.

لوحة العمل الخاصة بك، لوحة صحّة المؤسسة

تصل إلى نفس لوحة العمل التي يراها مدير الموارد البشرية، العنوان الرئيسي لمسار التوظيف وبطاقات "ما الذي يحتاج إليك الآن" الموصوفة في دليل مدير الموارد البشرية لكنك بصفتك مديرًا تحصل على شيء واحد لا يحصل عليه أحد غيرك: لوحة صحّة المؤسسة أعلى الصفحة، وهي الإشارات على مستوى المنظمة التي أنت مسؤول عنها، وكل واحدة منها ترتبط بمكان إصلاحها:

• الاشتراك: وضعك الحالي بعبارة واضحة: نشط مع عدد الأيام المتبقية في هذه المدة، أو ينتهي قريبًا (عدّ تنازلي عندما تقترب المدة من نهايتها)، أو الدفع متأخّر، أو منتهٍ. الاشتراك المنتهي هو ما يقفل شبكة السير الذاتية المشتركة، لذا هذا هو المؤشر الذي يجب إبقاؤه أخضر. يرتبط مباشرة بـ إدارة الفوترة.
• مقاعد المستخدمين: عدد حسابات الموظفين التي أنشأتها لكنها لم تُفعّل بعد (أشخاص دُعوا ولم يضبطوا كلمة مرورهم بعد)، أو رسالة واضحة تفيد بأن "كل المقاعد مفعّلة". يرتبط بـ إدارة المستخدمين.
• شبكة السير الذاتية المشتركة، ما إذا كان وصول منظمتك إلى الشبكة نشطًا حاليًا أو غير مستحَق، بما يعكس وضع اشتراكك.

تخيّل هذه اللوحة كمؤشرات حيوية لحسابك: الاشتراك سارٍ، وكل من دعوته انضمّ فعليًا، ووصول الشبكة كما تتوقعه. عمل التوظيف الوارد أسفلها هو نفسه لدى أي مدير موارد بشرية، تابع القراءة لمعرفة الضوابط التي تخصّك وحدك.

المستخدمون: الأشخاص في حسابك

افتح الإعدادات ← الفريق (المستخدمون) (settings/users). هنا تُنشئ حسابات الموظفين الذين يعملون على التوظيف في منظمتك.

إنشاء حساب موظف

أضف زميلًا عبر بريده الإلكتروني وحدّد له دورًا. يضبط Shortlist له كلمة مرور مؤقتة ويطلب منه اختيار كلمته الخاصة عند تسجيل الدخول أول مرة، بحيث لا يعرفها سواه. الأدوار التي يمكنك تعيينها هنا هي أدوار موظفي المنظمة الأربعة:

• مدير المنظمة: نظير لك، يملك ضوابط الحساب ذاتها.
• مدير الموارد البشرية، يدير التوظيف من البداية إلى النهاية (راجع دليل مدير الموارد البشرية).
• أخصائي توظيف: دور مركّز على الفرز (راجع دليل أخصائي التوظيف).
• مسؤول الامتثال: يسجّل الإقرارات وأدلة الجهات المرجعية.

مدير التوظيف لا يُنشأ من هنا. هذا الدور هو دور تعاوني خارجي مرتبط بوظيفة واحدة، يدعوه مديرو الموارد البشرية لديك مباشرة من القائمة المختصرة، ومقصور تمامًا على الوظيفة الواحدة التي طُلب منه إبداء رأيه فيها. لن تجده في هذه القائمة المنسدلة، وهذا مقصود.

تغيير الأدوار وإزالة الأشخاص

غيّر دور أي شخص أو عطّل حسابًا لم يعد بحاجة إليه من الشاشة نفسها. يحميك ضمانان من إغلاق منظمتك على نفسها:

• لا يمكنك تعطيل أو تنزيل رتبة آخر مدير نشط، يجب أن يبقى شخص ما ممسكًا بالمفاتيح دائمًا.
• لا يمكنك تعطيل حسابك أو إزالته أنت نفسك، حتى لا تُلغي حسابك عن طريق الخطأ.

الفوترة واشتراك الشبكة المشتركة

افتح الإعدادات ← الفوترة (settings/billing). فوترة Shortlist مُصمَّمة عمدًا لتكون بسيطة وغير متصلة بالإنترنت: لا توجد بوّابة دفع إلكترونية بالبطاقة. تُحصّل جهة الاتصال لديك في Shortlist الدفع نقدًا أو عبر بنك الخرطوم (بنكك)، وأنت من يسجّل ذلك هنا.

تسجيل دفعة كمدّة اشتراك

عندما تُدفع دفعة، سجّلها كـ مدّة اشتراك، أي التواريخ التي تغطيها. هذا هو الإجراء الوحيد الذي يُبقي منظمتك مستحقّة للوصول. تعرض لك اللوحة حالة الوصول المُستنتَجة كي تعرف دائمًا وضعك بدقة:

• مستحَق: الاشتراك نشط؛ يمكن لفريقك تصفّح الشبكة المشتركة.
• منتهٍ: انتهت آخر مدّة؛ وصول الشبكة مقفل حتى تسجّل الدفعة التالية.
• غير موجود: لا يوجد اشتراك مسجَّل بعد.

ما الذي يقفله انتهاء الاشتراك، وما لا يقفله

الاشتراك يتحكم في الوصول إلى شبكة السير الذاتية المشتركة، مشاركة الكفاءات بين المنظمات، وهي الميزة التنافسية لـ Shortlist. إذا انتهى الاشتراك، يرى مديرو الموارد البشرية وأخصائيو التوظيف لديك إشعار قفل مهذّبًا في شاشة الشبكة بدلًا من صفحة معطّلة، وتتوقف الإحالات مؤقتًا حتى تجدّد الاشتراك. لا يتوقف أي شيء آخر: النشر، والفرز التلقائي، والتقييم، وبناء القوائم المختصرة، والرفض، والامتثال، والتقارير، كلها تستمر في العمل. انتهاء الاشتراك يغلق بابًا واحدًا، الشبكة المشتركة: لا المبنى بأكمله.

وبشكل منفصل، عندما ينشر مدير الموارد البشرية وظيفة، يرى بوّابة توضيح القيمة، ملاحظة واضحة عمّا يترتب على النشر بموجب خطتك. تقرأ هذه البوّابة حالة الفوترة نفسها التي تديرها هنا، ولهذا يُحيله النشر إليك أحيانًا.

تفعيل الذكاء الاصطناعي، مفتاح الموافقة على المطابقة الدلالية

افتح الإعدادات ← الذكاء الاصطناعي (settings/ai). هذا المفتاح الواحد يتحكم في ما إذا كانت أداة المطابقة الدلالية المساعِدة على الاسترجاع متاحة لفريقك، والأهم، ما إذا كان محتوى السيرة الذاتية لأي مرشح سيُرسَل على الإطلاق إلى نموذج ذكاء اصطناعي لأجل هذا الفحص.

• هو مُطفأ افتراضيًا. لا يخرج أي شيء يخص مرشحًا من النظام حتى تُفعّله عمدًا. هذا هو وعد الخصوصية مُجسَّدًا: الصمت هو الحالة الافتراضية.
• ما الذي يفعله تفعيله. تبحث المطابقة الدلالية عن تطابقات محتملة ربما فاتت معيار الكلمات المفتاحية، وتعرضها في قسم منفصل باسم "تطابقات محتملة" ضمن تقييم المتقدّم. وهي لا تغيّر التقييم أو الترتيب أبدًا: إنها أداة مساعِدة على الاسترجاع كي لا يُغفَل مرشح جيد، لا أداة لإعادة الترتيب.
• الإفصاح. تحمل اللوحة إفصاح الخصوصية وتقييم أثر حماية البيانات (DPIA) الذي يوضّح بدقة ما الذي تتم معالجته ولماذا. اقرأه قبل التفعيل: فهذا قرار حقيقي بشأن معالجة البيانات، وتبديل المفتاح في أي اتجاه مُوثّق في سجل التدقيق.

إذا سأل فريقك "لماذا لا أرى تطابقات محتملة؟"، فالإجابة غالبًا هي أن هذا المفتاح مُطفأ، لا يوجد أي خلل.

وصول الدعم: مساعدة محدودة زمنيًا للحالات الطارئة

افتح الإعدادات ← وصول الدعم (settings/support-access). قد يحتاج أحيانًا مدير منصّة من Shortlist إلى الاطّلاع على بياناتك الفعلية لمساعدتك في حل مشكلة. هذه الشاشة هي الطريقة التي تسمح بها أنت: وأنت وحدك: بحدوث ذلك، وبشروطك.

• تمنح مدير منصّة مُحدَّد الاسم وصولًا مؤقتًا للقراءة فقط إلى منظمتك.
• يمكنك رؤية كل صلاحية ممنوحة، حالية أو سابقة، وإلغاءها فورًا في أي وقت.
• الوصول لا يكون دائمًا أبدًا ولا صامتًا أبدًا: فهو دائمًا محدود زمنيًا، ومرتبط دائمًا بشخص محدد، ويُسجَّل كل من المنح والإلغاء في سجل التدقيق الخاص بمنظمتك (وكذلك في جانب المشغّل).

هذا هو تطبيق وعد "لا مشاركة بيانات بين المنظمات دون موافقة صريحة" على الدعم نفسه. لا أحد في Shortlist يرى بيانات مرشحيك ما لم تفتح هذا الباب، ويمكنك إغلاقه بنقرة واحدة.

الاحتفاظ بسجل التدقيق

سجل التدقيق الخاص بمنظمتك (السجل للقراءة فقط الذي يوثّق القرارات، والموافقات، والمراسلات، وتغييرات المراحل) مرئي لمديري الموارد البشرية ومسؤولي الامتثال لديك، وهم يستطيعون عرضه وتصديره. لكن مدة الاحتفاظ بهذا السجل، أي سياسة الاحتفاظ، هي ضابط مقصور على المدير، ويُضبط في صفحة سجل التدقيق نفسها. مديرو الموارد البشرية يعرضون السجل ويصدّرونه؛ وأنت من يقرر المدة التي يبقى فيها.

حدّد فترة احتفاظ تتوافق مع التزاماتك والتزامات جهاتك المانحة في حفظ السجلات. ولأن Shortlist يوثّق بدلًا من أن يحذف، فإن هذه السياسة هي الإجابة الصادقة والمدروسة عن سؤال "إلى متى تحتفظون بسجلات توظيفنا؟".

وحدة التدريب

افتح الإعدادات ← التدريب (settings/training). هذه واجهة نمو خارج النطاق الأساسي، أي ليست جزءًا من صميم التوظيف، تتيح لمنظمتك نشر محتوى تعليمي.

أعدّ الدورات ودروسها، ثم انشرها في فهرس التعلّم العام لمنظمتك على /learn/<your-slug>. بمجرد نشر دورة، تعرض لك الوحدة الرابط العام لمشاركته. يمكن لمديري الموارد البشرية الإعداد هنا أيضًا؛ وهي مفصولة عمدًا عن منتج التوظيف، إذ تدير محتوى عامًا لا مرشحين ولا وظائف، بحيث لا يمسّ أي شيء تنشره سجل أي مرشح.

تعامل مع هذا باعتباره بناء قدرات اختياريًا لمجتمعك، لا خطوة ضمن مسار توظيف.

فضاء المرشّحين ومنظمتك

أصبح لدى Shortlist الآن فضاء للمرشّحين: يمكن للباحثين عن عمل إنشاء حساباتهم الخاصة في Shortlist. لا يوجد هنا أي ضابط إدارة تملكه أنت، لكن بصفتك مدير المنظمة المسؤول عن قصة الخصوصية فيها، يستحق الأمر أن تعرف بدقة كيف يرتبط هذا بمنظمتك، لأنه الوعد نفسه الذي تفرضه في كل مكان آخر، لكن من الجهة المقابلة:

• حساب المرشّح عام وخاضع لسيطرته وحده، لا يمكن لمنظمتك رؤيته. يبني الأشخاص ملفًا شخصيًا وسيرة ذاتية تخصّهم هم، لا أي منظمة. ليس لديك أي نافذة عليه.
• لا ترى منظمتك المرشّح إلا عندما يتقدّم بطلب. يصل الطلب عبر حساب من خلال مسار الاستقبال والموافقة نفسه المتّبع في أي تقديم عام، نفس التحليل، ونفس إزالة التكرار، ونفس سجل المرشح. الفرق الوحيد يجري خلف الكواليس: يُربط الطلب اختياريًا بحساب الشخص كي يتمكّن من متابعة حالته بنفسه. أما من جهة فريقك، فيُفرَز تمامًا كأي متقدّم آخر.
• تظهر وظائفك المنشورة أيضًا على اللوحة الموحّدة لكل المنظمات /jobs، إلى جانب صفحتك العامة الخاصة بعلامتك: أي "كل الوظائف في مكان واحد"، وهو ما سيجد فيه معظم المرشحين وظائفك.

هذا هو وعد "لا مشاركة صامتة للبيانات بين المنظمات" مُعبَّرًا عنه من جهتك: يملك المرشحون بياناتهم، ولا تراها إلا حين يختارون التقديم، ولا يُدرَج أحد في الشبكة المشتركة إلا بيد المرشّح نفسه من حساب مسجَّل الدخول وببريد إلكتروني وثّقناه. وهذا التوثيق يثبت التحكّم في صندوق البريد لا الهوية، فبيانات الملف في الشبكة يقرّها صاحبها عن نفسه، ويستطيع أي شخص طلب إزالة أي ملف. لمعرفة ما يختبره الباحث عن عمل فعليًا، أحله إلى دليل المرشّح.

يمكنك أيضًا القيام بكل ما يقوم به مدير الموارد البشرية

إلى جانب ضوابط الإدارة هذه، يحمل حسابك كامل واجهة مدير الموارد البشرية: نشر الوظائف، وفرز المتقدّمين، وبناء القوائم المختصرة، والرفض باحترام، والامتثال وإتمام التعيين، والمقابلات، والشبكة المشتركة، والتقارير. وبدلًا من تكرار ذلك هنا، اقرأ دليل مدير الموارد البشرية: فكل مسار يصفه متاح لك.

مرجع سريع

مهمتك كمدير هي إبقاء الحساب سليمًا ووعود الخصوصية صادقة: الأشخاص المناسبون بالأدوار المناسبة، والاشتراك ساريًا، والذكاء الاصطناعي مفعّلًا فقط إذا اخترت ذلك، ووصول الدعم مغلقًا ما لم تفتحه عمدًا. كل ما عدا ذلك هو توظيف، وأنت قادر على القيام بكل ذلك أيضًا.